Een sleutel bestaat uit elementen die afkomstige zijn uit een record. Het is een verzameling van karakters die eruit kan zien als “financieel^veen^elsev^1999” (willekeurig voorbeeld). De elementen van de sleutel zijn afgeleid uit het record, in dit geval bijvoorbeeld het eerste woord van de titel, de eerste vier letters van de auteur, de eerste vijf letters van de uitgever en het jaar van uitgave. Omdat de elementen van een sleutel kunnen worden afgeleid van herhaalbare velden (bijvoorbeeld auteurs), zijn er per titel meerdere sleutels mogelijk. Voor het vergelijken worden alle beschikbare sleutels gebruikt.
Nadat u deze optie heeft gekozen wordt onderstaand overzichtsscherm getoond:
: kies deze optie om een nieuw sleuteldefinitieprofiel aan te maken.
: selecteer een profiel en dan deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen.
: selecteer een profiel en dan deze optie om het profiel te verwijderen. Het systeem zal om een bevestiging vragen
: selecteer een profiel en dan deze optie om de bijbehorende definitie te wijzigen. In dat geval verschijnt onderstaand scherm:
: kies deze optie om een nieuwe definitie toe te voegen.
: selecteer een regel en dan deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen.
: selecteer een regel en dan deze optie om deze te verwijderen.
In het voorbeeld hieronder zien we dit uitgewerkt; van veld 200/$a (hoofdtitel) worden de eerste 20 posities van het eerste woord genomen. Deze gegevens worden genormaliseerd (alles naar hoofdletter en interpunctie eruit behalve spaties). Van 700/$b (achternaam auteur) nemen we de eerste vier karakters van het gehele veld, ook weer genormaliseerd. Daarna de eerste 5 karakters van de uitgever. Als laatste nemen we uit het veld jaar van uitgave de eerste vier karakters, alleen numeriek zodat het jaartal overblijft (cop. of ed. in het veld wordt dan genegeerd).
Het systeem heeft de mogelijkheid om de sleutels te maken en op te slaan, zodat deze vervolgens bij meerdere gelegenheden kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld bij een importeeractie, zoeken op titels via Z39.50, etc.
Daarnaast kan dit proces ook “on the fly” gebeuren zonder dat de sleutels permanent worden opgeslagen.
Een vergelijkingsprofiel detecteert identieke records en bepaalt hoe het systeem moet reageren op deze titels die een identieke sleutel hebben. De regels die opgeslagen liggen in het profielen bepalen wat er met de records moet gebeuren. Deze regels kunnen er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
·
“Als meerdere records met dezelfde sleutel worden gevonden, voeg ze dan samen”.
·
“Als een record wordt geďmporteerd en er zijn geen overeenkomende sleutels, maak dan een nieuwe titel aan”.
Samengevat bepaalt een regel wat er moet gebeuren in het geval van nul, een of meerdere matches met een sleutel.
Het profielscherm ziet er zo uit:
Deze beschikbare profielen kunnen elders ingezet worden, bijvoorbeeld in de titelimport.
: kies deze optie om een nieuw vergelijkingsprofiel aan te maken.
: selecteer een profiel en dan deze optie om het profiel te verwijderen.
: selecteer een profiel en dan deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen.
: selecteer een profiel en dan deze optie om de bijbehorende definitie te wijzigen. In dat geval verschijnt onderstaand scherm:
Het LID nummer is in dit geval het criterium om tot dubbele records te komen. Er is een index op LID nummer, dus een sleutel is niet echt noodzakelijk. We kiezen voor de LID index; actie 0 treffers=”nieuw”; 1 treffer=“aanpassen”; meerdere treffers=”naar bewaarlijst”.
Dit heeft als effect dat wanneer een LID nummer niet wordt gevonden in de index er een nieuwe titel wordt aangemaakt. Wordt er een match gevonden, dan wordt de nieuwe titel met de oude samengevoegd. Worden er meerdere bestaande titels gevonden met hetzelfde LID nummer dan is voor het systeem niet te bepalen met welk record moet worden samengevoegd, dus gaat de nieuwe titel naar een bewaarlijst voor latere beoordeling. U kunt als actie bij meer treffers ook “aanpassen” activeren, de nieuwe titel wordt dan samengevoegd met de eerste overeenkomende titel die in de LID index wordt gevonden.
: kies deze optie om een nieuwe definitie toe te voegen.
: selecteer een regel en dan deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen.
: selecteer een regel en dan deze optie om deze te verwijderen.
Een vergelijkbestand is een pseudo-index met daarin unieke sleutels voor records. Het overzichtsscherm laat alle aangemaakte bestanden (AFO 114, optie 4) zien. Van hieruit kunnen ze worden verwijderd. Het bekijken/bewerken van de inhoud van de lijst gebeurt in AFO 115.
De bestanden worden weergegeven in een lijstpresentatie:
Naam: Naam van het bestand
Commentaar: Commentaar mbt het bestand (waar is het bestand voor)
Sleuteldefinitieprofiel: Profiel dat gebruikt is voor dit bestand
Applicatie: Bibliografisch (titels) of authorities (bv auteurs)
Bestand: Geldige bestandsnaam
Bewaarlijst: Naam van verwerkte savelist (leeg wanneer de gehele database is verwerkt)
Status: Klaar of in opbouw
Sleutels: Aantal sleutels (aantal/samengevoegd/verwijderd)
Records: Aantal records (aantal/samengevoegd/verwijderd)
Wanneer bij het aanmaken van een vergelijkbestand de optie “gebruik voor samenvoegen” is aangevinkt kan het bestand in AFO 115 worden gebruikt om records samen te voegen. Dan zullen alleen dubbele records in het bestand worden opgeslagen.
: kies deze optie om een nieuw bestand toe te voegen.
: selecteer een bestand en dan deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen.
: selecteer een bestand en dan deze optie om deze te verwijderen.
: kies deze optie om de display te verversen. Alle bestanden die in de tussentijd door een andere gebruiker zijn aangemaakt worden nu ook getoond.
Een definitie voor een vergelijkbestand wordt gemaakt in AFO 114 optie 2, en vervolgens gebouwd met optie 4. Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invulscherm:
Na het (her)bouwen kunt u het bestand vinden onder “vergelijkbestanden” in AFO 114.